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  • 米澤 裕美

電子申請導入実施しました


A社労士事務所は約10年もの紙での届け出をしていましたが、電子申請導入することに。

導入したことにより、役所控えは一部を除き紙ではなくインターネット上でデータできます。

それをPDFにし顧客へ送付。

顧客とのやり取りにはクラウドサービス(明南経営のMykomon )があったため、

そのツールを利用し、データで顧客へ送付するようにしました。

職員が複数人いる場合は、ワークフローも統一しなければ バラバラの足並みになり

誰もお互いのフォローができなくなります。

クラウドでのやりとりする際の、ファイル名のつけ方・送付の仕方・会社ごとのルール

すべて統一し一元管理。

無事スタートを切りました。

しかし、どうしても最初のあたりはソフトの操作も思うようにいきません。

これまでの紙での申請の場合は、難しそうな字は付箋をつけてみたりして伝えれば

よかったものをそれをどうやって電子で伝えればよいのか・・etc

新しいやり方での業務を定着するには、必要性と 便利になった感を実感していただくことに

つきるかなぁと思います。

スタート直後は、慣れがないために前より業務時間が増えることはしょうがありません。

そこを乗り越えると、だんだんと業務時間が少なくなっていきます。

そして、どうしたらもっとよくなるか?あえてアイデアを募集し取り入れてみることも一つ

かもしれません。ぐっと当事者意識が芽生えます。

最初は我慢して受け入れる・やってみることも大切かなぁと思います。

新しいやり方でチャレンジすることは大変なことでもありますので、お互い褒めあって

前へすすんでいく雰囲気が作れてよかったと思います。


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